Het FIPOI: voor internationale organisaties.
Het doel van de Fondation des Immeubles Pour les Organisations Internationales – FIPOI (Stichting van Gebouwen voor Internationale Organisaties) is om in het kanton Genève gebouwen, lokalen en infrastructuur binnen het domein van immobiliën en conferenties ter beschikking te stellen aan internationale organisaties. FIPOI bezit een congrescentrum met 2500 plaatsen en een twintigtal administratieve gebouwen, goed voor een immobiliënpatrimonium van 1 miljard Zwitserse frank dat ongeveer 150.000 m² bestrijkt. Om zijn klanten de allerbeste werkomstandigheden aan te bieden en onderhoudsoperaties op een gecontroleerde manier aan te sturen, gebruikt FIPOI de oplossing CMMS CARL Source Facility.
Digitalisering van het onderhoudsproces
Met de oplossing CARL Source Facility kiest FIPOI ervoor om zijn onderhoudsactiviteiten te digitaliseren. Dat is noodzakelijk om het onderhoud te traceren en aan te sturen en om de kwaliteit van zijn diensten aan 200 organisaties die een gebouwruimte huren (goed voor een bezettingsgraad van meer dan 90%) te optimaliseren. De doelstellingen:
- De administratieve verwerkingstijd verkleinen om de reactiviteit van de technische diensten te verbeteren.
- Gamma’s van zowel preventief als gewoon onderhoud invoeren.
- Het de huurder mogelijk maken om elk soort probleem te signaleren via een interventieaanvraag op zijn smartphone.
- De onderhoudsprocessen voor alle mobiele technici moderniseren via een mobiele app.
« Een CMMS om het onderhoud van een groot immobiliënpatrimonium te verzekeren »
FIPOI: een project ten dienste van internationale organisaties
Implementatie van de beheersoftware CARL Source Facility voor het onderhoud van assets
In 2016 lanceert FIPOI zijn CMMS-project en kiest daarbij voor CARL Source Facility. De gegevens van 6000 lokalen en 2500 uitrustingen worden via de importtool CARL Loader naar de CARL Source-database gemigreerd en de gamma’s voor preventief onderhoud worden gedefinieerd in functie van de gegevens van de fabrikant en van contractuele verplichtingen.
“Dankzij onze bestanden die voorafgaand alle uitrustingen en lokalen opsomden, is het importeren van de gegevens vlot verlopen en we waarderen de organisatie van deze gegevens in de boomstructuren van CARL Source ten zeerste”, vertrouwt Mr. L’HÔTE, hoofd van de technische afdeling van FIPOI, ons toe. De technici definiëren alle preventieve onderhoudsgamma’s.
Het opleiden van de teams verloopt in drie fasen. Eerst worden de verantwoordelijken opgeleid voor het gebruiken en instellen van de CARL-oplossingen: een echte toegevoegde waarde om het gebruik van de oplossingen te vereenvoudigen voor verschillende doelpublieken. Vervolgens nemen de 14 mobiele technici de mobiele app CARL Touch in ontvangst. Ten slotte wordt een tutorial aangemaakt om alle huurders wegwijs te maken in het gebruik van de CARL Flash-app voor interventieaanvragen, die vanaf hun smartphone of computer ingediend kunnen worden.
« Nu we CARL Source gebruiken, vragen we ons af hoe we het vroeger klaarspeelden! »
Patrick Masiero, Onderhoudstechnicus
Resultaten van de onderhoudsinterventies en het beheer
Dankzij 750 CARL Flash-licenties kan elke huurder een interventieaanvraag indienen via de app of via de link die op de FIPOI-website te vinden is. De aanvraag zal op de CARL Touch-app van de verantwoordelijke van het overeenkomstige gebouw ontvangen worden, waarna hij/zij de uitvoering ervan zal overdragen. Dit betekent een grote tijdwinst: de aanvraag wordt immers rechtstreeks verzonden naar de technicus die het dichtst in de buurt is of die het meest gespecialiseerd is in het betreffende domein. Is er voor de aanvraag een interventie van een dienstverlener onder contract (450 contracten onder beheer via CARL) nodig, dan zal een technicus van FIPOI ter plaatse zijn om hem te begeleiden en te controleren voordat de interventie in CARL wordt gevalideerd. Hierdoor is een totale traceerbaarheid mogelijk, net als het aanmaken van gepersonaliseerde prestatie-indicatoren. Volgens Mr. L’Hôte, “bedraagt onze gemiddelde reactiviteit wat de opvolging betreft minder dan 24 u”.
Deze uitstekende prestatie is ook te danken aan de invoering van preventieve onderhoudsgamma’s. 60% van de 5000 interventies zijn tegenwoordig van preventieve aard, waardoor allerlei soorten storingen voorkomen kunnen worden bij elektrische uitrustingen voor verwarming, ventilatie of airco. “Nu we deze oplossing gebruiken, vragen we ons af hoe we het vroeger klaarspeelden”, vertrouwt een onderhoudstechnicus van het Fonds ons toe. Om de kosten van zijn onderhoudsafdeling te drukken en te optimaliseren, zal FIPOI binnenkort een link tussen CARL Source Facility en zijn ERP Abacus creëren.
Onze Facility Management oplossing CARL Source Facility
CARL Source Facility is ons technisch softwarebeheer van onroerend goed, infrastructuren en bedrijfsnetwerken van de tertiaire sector. Deze oplossing van Facility Management werd ontworpen in partnership met de vooraanstaande spelers in de sector, zodat u het onderhoud en gebruik van uw onroerend goed kunt optimaliseren. Ons Facility-gamma biedt u de mogelijkheid dit te beheersen terwijl u toch de garantie krijgt op de beschikbaarheid van assets en de veiligheid van het personeel. U kunt uw dienstverleners opvolgen, uw onderhoudscontracten en -activiteiten besturen in real time terwijl de kwaliteit behouden blijft en het budget onder controle blijft.
