Hoe een CMMS kiezen en het project leiden?
Een CMMS opzetten.

Keuze en opzetten van een CMMS-tool in de onderneming

Uittreksels van de studie van het AFIM over het CMMS in Frankrijk.

Om een project te doen slagen, moet voorafgaand aan de integratie van een CMMS (Computerized maintenance management system), absoluut een diepgaande en gedetailleerde analyse fine worden uitgevoerd, met een nauwkeurige definitie van de doelstellingen, een nauwgezette voorbereiding van de betrokkenen en de naleving door iedereen. Een dergelijke stap moet inderdaad gebeuren onder stimulans van de directie en de deelname van het personeel van de onderneming. Deze vereisten zullen enerzijds de mogelijkheid bieden om een pertinente keuze te maken uit de voorstellen van de markt en anderzijds om te denken aan organisaties die intelligenter en doeltreffender zijn.

De statistieken die zijn opgemaakt voor studenten die hun stage doen in de onderhoudssector of hun opleiding volgen in een onderneming, zijn zeer veelzeggend. Ongeveer 20% van de onderwerpen kunnen immers worden ondergebracht onder de titel “keuze en opzetting van een CMMS-tool in onze onderneming”. Na 6 maanden van overleg en soms moeilijk discussies tussen de verschillende diensten, werd vastgesteld dat het probleem van het CMMS geen technisch probleem is, maar een cultuuromslag vereist die moet worden gevalideerd door alle diensten en verantwoordelijken van de onderneming: aankoop, methoden, productie, onderhoud, nieuwe werken, boekhouding. De meeste conclusies van deze stagerapporten leiden bijna onherroepelijk tot een mislukking als er niemand wordt aangesteld om de verantwoordelijkheid op zich te nemen van een CMMS-project, zelfs als het cahier bestek duidelijk werd gedefinieerd en de CMMS-software werd aangeschaft en geïnstalleerd. Het gebeurt ook dat het vertrek van de student ook het einde betekent van het gebruik van de software, ondanks het feit dat die goed leek te worden aanvaard en diensten leverde die als bevredigend werden beoordeeld…

Investeren in een CMMS.

De beslissing om in een CMMS-tool te investeren zet de gewoontes van de verschillende diensten van de onderneming op losse schroeven die om historische redenen verschillende coderingssystemen gebruiken voor dezelfde assets volgens hun eigen specifiek domein (aankopen, methodes, nieuwe werken, onderhoud, besturing). De evolutie van ons CMMS-aanbod en van de markt gaat in de richting van het gebruik van mobiele technologie wat de gewoontes die sinds de eerste installatie werden aangenomen opnieuw op losse schroeven zal zetten.

Het is altijd moeilijk voor een beslisser om een keuze te maken die duurzaam is in de tijd en aan zijn onderneming aangepast is. Talrijke ondernemingen die tien jaar geleden hebben beslist in een product te investeren, zijn hun strategieën aan het veranderen om softwarepakketten te gebruiken die op termijn feitelijke standaarden zullen worden, een situatie die sommigen, die de parallel trekken met de conventionele kantoorautomatisering, spijtig zullen vinden.

Wat is CMMS?

CMMS maakt deel uit van het informatie-, beheer- en besturingssysteem van de onderhoudsfunctie die als taak heeft de installaties en de gebouwen in zo’n staat te houden dat ze voortdurend beantwoorden aan de specifieke kenmerken waarvoor ze ontworpen werden en dit op een efficiënte en goedkope manier. Het computerbeheersysteem is dan een hulp om beslissingen te vinden, te archiveren, te analyseren en te nemen.

Om in een algemeen kader te blijven, kan het CMMS dus een hulpmiddel zijn bij het nemen van een beslissing om:

• De kosten van de te onderhouden installaties te beheersen,
• De bestendigheid van het onroerend goed te verzekeren,
• De technische en menselijke onderhoudsmiddelen te optimaliseren,
• De voorbereiding van de interventies, hun planning en hun kosten te beheersen,
• Het voorraadbeheer van de wisselstukken te optimaliseren om de waarde van deze voorraad te verminderen terwijl er toch een bevredigende beschikbaarheid van de installaties behouden wordt,
• De technische installaties te inventariseren en deze te documenteren,
• De installaties betrouwbaarder te maken door de geformaliseerde en gekapitaliseerde feedback te analyseren, door actieplannen te beslissen en te beargumenteren.

De werkelijke behoeften bepalen

De verwerving van een CMMS

Zoals de uitgevers van CMMS-softwarepakketten  aantonen, stellen we regelmatig evoluties vast van de ergonomie van de raadplegingsmodules, van hun capaciteiten en van hun vermogen (snellere verwerkingen, steeds krachtigere databases die compatibel zijn met verschillende gegevensstandaarden), van de grote keuzevariëteit voor de voorstelling van de synthese-informatie voor de beslissingnemers (van het cirkeldiagram dat de jaarlijkse kosten van een gegeven installatie weergeeft tot de optionele beslissingstool).

De evolutie van de computerprocessoren die de CCMMS-toepassingen ondersteunen, wijzigt voortdurend aangezien we van machines met een basiscyclus van minder dan enkele tientallen MHz gegaan zijn naar processoren die op meer dan 3 Gigahertz werken. De evolutie van de informatica-architectuur stelt oplossingen voor die gaan van de standalonepost tot Intranet (of Extranet) over het klant-servernetwerk. Het is dus mogelijk om een product te vinden dat praktisch alle types behoeften dekt. De onderhoudsdienst die assets moet aanschaffen, heeft keuze te over maar moet het vaak op een akkoord gooien met de informaticadienst en het informaticabeleid van haar onderneming of haar groep.

De eerste aanbeveling waaraan de kandidaat-koper van een CMMS moet denken, is het feit dat de tool gebruikt zal moeten worden op ergonomisch vlak zoals een telefoon of een schroevendraaier, zonder dat er computervaardigheden nodig zijn. De ondersteuning van de informaticaservice is echter heel nuttig voor krachtige software waarvoor het interessant is om over competenties op het vlak van databases te beschikken. Het kernwoord om een CMMS-softwarepakket te verkrijgen is eerst de werkelijke noden van de gebruikers te bepalen door enkel de functies aan te schaffen die nuttig zijn voor de onderneming.

Belangrijke stap: het bestek

Een CMMS? Waarvoor? Voor wie? Voor welk verwacht resultaat?

Dit verloopt noodzakelijkerwijs via het opstellen van een bestek dat de waardeanalyse- en functionele analysetechnieken gebruikt om het functioneel bestek te kunnen opstellen. Dit bestek bepaalt de noden in termen van nuttige functies en niet in termen van reeds bepaalde functies.

Zoals LD Miles, stichter van de Waardenanalyse na de 2e Wereldoorlog, benadrukte: “Als ik een product niet kan krijgen, moet ik de functies van het product verkrijgen”. Dit kan als volgt worden samengevat met de woorden van Delafolie in zijn werk over de Waardenanalyse: “Welke nuttige functies voor CMMS zal ik kopen?” en niet meer “Welk CMMS zal ik kopen ?”.

Deze praktijk die gangbaar is geworden in de ontwerp- of herontwerpstudies van industriële producten of services past zich perfect aan de CMMS aan om het bestek te bepalen.

Zonder deze voorzorgen te nemen, en de ervaring bewijst het, belanden talrijke CMMS-projecten op zolder omdat ze niet aan de behoeften van de gebruikers tegemoetkomen.

Zoals Jean-Claude Francastel het benadrukte in het 15e overzicht van de CMMS-softwarepakketten zijn de belangrijkste aanbevelingen de volgende:

• Duidelijk zijn doelstellingen bepalen:  een CMMS? Waarvoor? Voor wie? Voor welke verwacht resultaat?
• De behoefte uitdrukken in termen van strikt nuttige functies en de nutteloze functies verwijderen.
• Werken in multidisciplinaire groep om op een formele manier een behoefteanalyse te maken en een functioneel bestek op te stellen dat het voorwerp uitmaakt van een consensus tussen alle potentiële gebruikers.
• De voorafgaande middelen die ingezet moeten worden vooraleer de eindbeslissing valt, niet onderschatten.
• Een fout of een vergetelheid die tijdens de opstellingsfase van het bestek wordt begaan, kan praktisch niet meer ongedaan gemaakt worden eens het product is aangekocht. Dit leidt tot bijkomende kosten en termijnen om correcties aan te brengen of om nieuwe functies voor de software te bepalen.
• De voorgeselecteerde leveranciers vragen om  referenties voor te leggen van klanten bij wie zijn CMMS-applicaties werken. Aarzel niet om de sites te bezoeken waar deze software werkt om het oordeel van de klanten te kennen die ermee werken.
• Controleer de bestendigheid van de producten en de capaciteiten van de leverancier om in de tijd te evolueren: Is de verkochte versie, versie 1.1 of versie 9.1?
• Controleer de capaciteit van de verkopers om er het onderhoud en de assistentie van te verzekeren.
• Een opleidingsperiode voorzien voor alle personeelsleden (van de arbeiders tot de hoogste technische chef van de onderneming)
• De overeenstemming tussen de organisatie en de software controleren. Indien de organisatie voldoende geformaliseerd is, moet de software zich kunnen aanpassen. Indien er daarenboven reeds een CMMS bestaat, moet men kunnen overstappen op een instelbare software. Indien de organisatie niet heel geformaliseerd is, is het mogelijk op het structurerende effect van het softwarepakket in te spelen.
• De cultuurwijziging die de CMMS vraagt, leidt tot langdurige inspanningen en moet een duurzaam strategisch belang van de onderneming vormen. De vereisten om een CMMS te implementeren zijn van dezelfde aard als deze die nodig zijn om een nieuw onderhoudsbeleid in te voeren zoals de Total Productive Maintenance (TPM)® of het onderhoud dat op betrouwbaarheid gebaseerd is (MBF).
• Kies bij voorkeur een projectleider die onafhankelijk is van de productie- en onderhoudsdiensten die de bestendigheid van de CMMS-applicatie kan garanderen en de CMMS-“kampioen” of de leader zal zijn om het met de Angelsaksische terminologie te zeggen.

De gewoontes veranderen

Een van de moeilijkst te regelen punten is het vergeten van oude gewoontes. Heel vaak stoot men immers op het scepticisme van de gebruikers die vaak de volgende commentaar geven “we werken al 10 jaar met onze methodes en we zien niet in waarom we dit nu zouden gaan veranderen”.

De feedback van ondernemingen die voor een CMMS-softwarepakket gekozen hebben, wordt gekenmerkt door twee heel verschillende houdingen:

a) Wanneer de ondernemingen (kmo’s/kleine en middelgrote industrie) niet over de expertisecapaciteiten of de noodzakelijke competenties beschikken bij hun werknemers zijn de beslissers, in de meeste gevallen, vaak geneigd om een vaak subjectieve keuze te maken volgens de argumenten en de voorstellen die hun door verkopers van CMMS-softwarepakketten gedaan worden. Er zijn dan grote risico’s aan verbonden: Het product beantwoordt slechts gedeeltelijk aan de behoeften van de onderneming. Het kan duur zijn om dit te exploiteren en te onderhouden. Productievertragingen die veroorzaakt worden door een slechte werking van de software kunnen ertoe leiden dat de vennootschap haar merkimago ziet afbrokkelen en marktaandeel verliest.

b) Wanneer de onderneming over de interne middelen of de onderaannemingsmiddelen beschikt om het functioneel bestek op te stellen, beschermt dit haar gedeeltelijk tegen slechte functionele keuzes met betrekking tot haar behoeften. Het voordeel van deze tijdens de specificatiefase tijdrovende en dure methode is dat men kan beschikken over verschillende antwoorden naar aanleiding van aanbestedingen die gebaseerd zijn op het functioneel bestek van de klant. De definitieve aankoopbeslissing, die vaak door een daartoe opgerichte commissie gemaakt wordt, zorgt ervoor dat de verdere risico’s tot een minimum beperkt worden dankzij een multidisciplinaire waardering.

Het gebruik van tekstverwerkingsprogramma’s is in alle sectoren van de economische activiteit gemeengoed geworden, ondanks de initiële aarzelingen tegenover het nieuwe van een scherm, een toetsenbord en een muis. De invoering van een CMMS-tool in de bedrijven wijkt niet af van de regel.

Het personeel moet voorbereid worden op deze geleidelijke mentaliteitswijziging in zijn activiteiten, er moeten kortetermijndoelstellingen vooropgesteld worden en er moet vooral geïnformeerd worden over de productiviteitswinsten die met de CMMS-tool bereikt worden. Het is fundamenteel dat de personen die de gegevens in de CMMS-softwarepakketten invoeren de gevolgen ervan inzien en vaststellen dat de inspanningen die hen gevraagd worden strategisch zijn voor de onderneming.

Dit is de voorwaarde om ervoor te zorgen dat de inspanningen die bij alle personeelscategorieën geleverd worden, succesvol zijn. Het beste bewijs dat een CMMS goed is ingevoerd, wordt geleverd wanneer er een computerprobleem is en het niet meer mogelijk is toegang te hebben tot de werking van de equipments van een industriële installatie. Het volledig personeel beschikt dan niet meer over de beheertool van zijn investeringen en de activiteiten lopen dan het gevaar om enkele uren verlamd te zijn.

Een CMMS-softwarepakket dat aan alle behoeften van een onderneming beantwoordt, moet dan even onontbeerlijk zijn als de telefoon of de gereedschapskist van de onderhoudstechnicus.

Tevredenheidsonderzoek bij CMMS-gebruikers

Dankzij de contacten van AFIM met verschillende onderhoudsverenigingen die onderzoeken bij CMMS-gebruikers hebben gevoerd, kunnen we met hun instemming de belangrijkste elementen van hun resultaten publiceren. Deze studie werd uitgevoerd in het kader van de Junior maintenance Clubs door Damien VUJICIC en David DIJON, ingenieur masterstudenten van de industriële systemen – Specialiteit technisch beheer en onderhoud van het geprofessionaliseerd universitair instituut van Sénart (Universiteit Paris XII).

Eerste vaststelling: Het tevredenheidsniveau van de gebruikers en de return on investment zijn heel verschillend. De meeste ondervraagde personen menen dat er door het gebruik van CMMS meer of minder voordelen werden verkregen. Nochtans waren (20 tot 40%) van de ondervraagden niet in staat uit te maken of de invoering van CMMS voor verbeteringen had gezorgd. 20% van de antwoorden toont aan dat de invoering van de CMMS verkeerd gedimensioneerd was.

De antwoorden tonen aan dat de succesfactoren van de invoering van de CMMS afhangen van de betrokkenheid van het management, de juiste keuze van het CMMS en een efficiënte opleiding van het personeel.

De antwoorden geven aan dat wie van plan is zijn oude CMMS te vervangen of zijn CMMS te updaten, meer belang hecht aan de goede keuze van het CMMS en de softwareopleiding niet als een belangrijke succesfactor beschouwt.

Overzichtstabellen van het onderzoek

(Opgelet, de som van de antwoorden is geen 100% omdat sommige ondernemingen niet alle vragen beantwoord hebben)

Tabel I: Voordelen die met een CMMS behaald werden