Een van de moeilijkst te regelen punten is het vergeten van oude gewoontes. Heel vaak stoot men immers op het scepticisme van de gebruikers die vaak de volgende commentaar geven “we werken al 10 jaar met onze methodes en we zien niet in waarom we dit nu zouden gaan veranderen”.
De feedback van ondernemingen die voor een CMMS-softwarepakket gekozen hebben, wordt gekenmerkt door twee heel verschillende houdingen:
a) Wanneer de ondernemingen (kmo’s/kleine en middelgrote industrie) niet over de expertisecapaciteiten of de noodzakelijke competenties beschikken bij hun werknemers zijn de beslissers, in de meeste gevallen, vaak geneigd om een vaak subjectieve keuze te maken volgens de argumenten en de voorstellen die hun door verkopers van CMMS-softwarepakketten gedaan worden. Er zijn dan grote risico’s aan verbonden: Het product beantwoordt slechts gedeeltelijk aan de behoeften van de onderneming. Het kan duur zijn om dit te exploiteren en te onderhouden. Productievertragingen die veroorzaakt worden door een slechte werking van de software kunnen ertoe leiden dat de vennootschap haar merkimago ziet afbrokkelen en marktaandeel verliest.
b) Wanneer de onderneming over de interne middelen of de onderaannemingsmiddelen beschikt om het functioneel bestek op te stellen, beschermt dit haar gedeeltelijk tegen slechte functionele keuzes met betrekking tot haar behoeften. Het voordeel van deze tijdens de specificatiefase tijdrovende en dure methode is dat men kan beschikken over verschillende antwoorden naar aanleiding van aanbestedingen die gebaseerd zijn op het functioneel bestek van de klant. De definitieve aankoopbeslissing, die vaak door een daartoe opgerichte commissie gemaakt wordt, zorgt ervoor dat de verdere risico’s tot een minimum beperkt worden dankzij een multidisciplinaire waardering.
Het gebruik van tekstverwerkingsprogramma’s is in alle sectoren van de economische activiteit gemeengoed geworden, ondanks de initiële aarzelingen tegenover het nieuwe van een scherm, een toetsenbord en een muis. De invoering van een CMMS-tool in de bedrijven wijkt niet af van de regel.
Het personeel moet voorbereid worden op deze geleidelijke mentaliteitswijziging in zijn activiteiten, er moeten kortetermijndoelstellingen vooropgesteld worden en er moet vooral geïnformeerd worden over de productiviteitswinsten die met de CMMS-tool bereikt worden. Het is fundamenteel dat de personen die de gegevens in de CMMS-softwarepakketten invoeren de gevolgen ervan inzien en vaststellen dat de inspanningen die hen gevraagd worden strategisch zijn voor de onderneming.
Dit is de voorwaarde om ervoor te zorgen dat de inspanningen die bij alle personeelscategorieën geleverd worden, succesvol zijn. Het beste bewijs dat een CMMS goed is ingevoerd, wordt geleverd wanneer er een computerprobleem is en het niet meer mogelijk is toegang te hebben tot de werking van de equipments van een industriële installatie. Het volledig personeel beschikt dan niet meer over de beheertool van zijn investeringen en de activiteiten lopen dan het gevaar om enkele uren verlamd te zijn.
Een CMMS-softwarepakket dat aan alle behoeften van een onderneming beantwoordt, moet dan even onontbeerlijk zijn als de telefoon of de gereedschapskist van de onderhoudstechnicus.