Technisch activabeheer en CMMS voor lokale overheden en besturen
Steden, agglomeraties, metropolen, regio’s, departementen
Technisch CMMS, een strategische uitdaging voor lokale overheden
“Een stad, agglomeratie of metropool heeft wegen en gebouwen, groen en bewegwijzering, schoon water en riolering, verwarming en voertuigen. Er kan een haven of een vliegveld zijn en er zijn vaak honderden scholen. Het is een ongelofelijke uitdaging,” vertelt Frédéric Boutier, Sales Manager bij CARL Berger-Levrault.
CMMS voor lokale overheden omvat een overvloed aan publieke en private spelers, gespecialiseerde technische afdelingen en gespecialiseerde externe dienstverleners. De goede werking ervan heeft betrekking op duizenden – minstens! – gebruikers, waaronder gekozen vertegenwoordigers, die indicatoren nodig hebben voor gebruikerstevredenheid en waar voor je geld.
Het begint allemaal met de lokale omgeving en die moet je door en door kennen.
De eerste stap: uw bedrijfsmiddelen leren kennen met CMMS
GIS – wat staat voor Geografisch Informatiesysteem – biedt een visuele weergave van alle geogerefereerde informatie met betrekking tot een gebouw of een gebied. Het in kaart brengen bestaat uit verschillende ‘lagen’ informatie, afhankelijk van wat je ermee wilt doen.
Vanuit CMMS-perspectief betekent dit bijvoorbeeld de afmetingen van een kamer (van de lengte van het tapijt tot de oppervlakte van het glas), het traject van waterleidingen onder de weg, de metingen van allerlei sensoren, de brandkranen in een stad of de locatie, tot op de meter nauwkeurig, van elk van de 70.000 bomen om het snoeien ervan te plannen…
…als hulpmiddel voor uitgebreid onderhoudsbeheer van bedrijfsmiddelen
Op deze kaart worden de boomstructuren van het CMMS-systeem gemaakt.
Elk apparaat kan worden voorzien van een label en een QR-code die toegang geeft tot een volledige beschrijving van alles wat een agent, technicus of onderaannemer moet weten tijdens een bezoek of een interventie. De mobiliteit van de oplossing, die toegankelijk is op een tablet of smartphone, is een echt pluspunt voor technische afdelingen die veel onderweg zijn.
Naast het geven van geïnformeerde begeleiding aan de betrokkenen, het uitvoeren van controles en interventies en het plannen van werkzaamheden, is CMMS een hulpmiddel voor het beheren van een wijdvertakte vastgoedportefeuille, met alles wat dit met zich meebrengt op het gebied van inventarisatie, logistiek en traceerbaarheid. Van het gebruik van ruimte tot het uitlenen van apparatuur, van dagelijks onderhoud tot grote werkzaamheden, dit is een onderhoudsoplossing waar veel meer van gevraagd kan worden.
Artikel voor experts: Wat zijn de oplossingen om het energieverbruik in openbare gebouwen te verminderen?
Met CMMS brengt de lokale overheid alle bedrijfslijnen samen
Onderhoud in een gemeente omvat alle technische beroepen, waaraan planning moet worden toegevoegd. In combinatie met de HR-tool kan CARL Source worden gebruikt om een platform te creëren voor het beheer van de beschikbaarheid van elke technicus en hun autorisaties, vergunningen en vaardigheden. De CMMS-oplossing introduceert processen die fungeren als waarborgen voor de lokale overheid, die ter verantwoording kan worden geroepen.
In technische afdelingen heeft elk vak soms zijn eigen organisatietool, een notitieblok of spreadsheet, soms zelfs een eenvoudig mondeling ritueel! Maar om het volledige potentieel van een CMMS-tool te bereiken, moet iedereen het gebruiken. Daarom is CARL Source zo gebruiksvriendelijk, hoe geavanceerd het ook is.
Co-constructie, de sleutel tot een succesvol CMMS-project :
Aangezien metselaars weinig interesse hebben in groene ruimten – en omgekeerd – kan de tool zowel een gemeenschappelijke basis bieden, met informatie die voor iedereen essentieel is, als een aanpak per dienst. De consultants van CARL Berger-Levrault zetten zich in voor deze dubbele doelstelling vanaf het begin van de opdracht, van de aanbesteding tot de implementatiefase. Ze werken met opeenvolgende implementaties en nemen de tijd om de bijzonderheden en verwachtingen van elk bedrijf en elke structuur te begrijpen en te integreren.
Iedereen aan boord krijgen en motiveren, naast hun werkgewoonten en tegenzin om te veranderen, zijn de voorwaarden voor een succesvol CMMS project. Om dit te bereiken gaat er niets boven geduld, luisteren en samen bouwen.
Bovendien heeft een lokale overheid een aantal verschillende besluitvormingscircuits, met veel validatiepunten die specifiek zijn voor elk type structuur, afdeling of dienst. Ook hier zal een goede CMMS-aanpak ervoor zorgen dat iedereen zijn eigen korreltje zout en persoonlijke kruiden heeft kunnen toevoegen. Zo kan aan een CMMS-portaal een niet-onderhoudsopdracht zoals het beheer van het wagenpark worden toevertrouwd, omdat dit verzoek werd geformuleerd tijdens de collectieve bouwfasen.
Replay van de BL.Day workshop “Naar een ecologische en digitale transitie voor uw openbare gebouwen”.
Replay van de BL.Day workshop “Naar een ecologische en digitale transitie voor uw openbare gebouwen”.
Werk en de impact ervan organiseren
Correctief en preventief onderhoud moet lokale overheden ook helpen om nieuwe werken te beheren. In dit geval is CMMS het instrument om hierop te anticiperen. Het maakt het mogelijk om het gebruik van talrijke beroepen en de gevolgen van hun interventies op het leven van de gemeente (afsluitingen, omleidingen) te plannen.
Door de budgettaire impact van verschillende opties gemakkelijker te analyseren, helpt het om prioriteiten te stellen tussen twee dringende projecten.
Een van de specifieke kenmerken van het erfgoed dat een lokale overheid moet bewaren, is dat het oud kan zijn, dat wil zeggen verouderd, waardevol en geklasseerd. Overleg met de Architectes des Bâtiments de France, grote werkprogramma’s, moderne normen verzoenen met het behoud van oude gebouwen… voor CMMS zijn deze complexe bijzonderheden slechts bijkomende parameters.
CMMS gebruiken om de tevredenheid van burgers en gekozen vertegenwoordigers te garanderen
Voor een lokale overheid dient CMMS om te garanderen dat de bedrijfsmiddelen in operationele staat worden gehouden en om de tevredenheid van de gebruikers – inclusief personeel en agenten – klanten, inwoners en gekozen vertegenwoordigers te optimaliseren.
Gekozen vertegenwoordigers zijn individuele gebruikers die rapportage en resultaten verwachten die verder gaan dan puur economische criteria: in hun ogen gaan goed beheer van de vastgoedportefeuille, optimale bezetting en gebruikerstevredenheid vaak boven productiviteitsoverwegingen. Het belangrijkste voordeel van CMMS is het delen van kennis en ervaring, een factor in de kwaliteit van de technische handeling en dus in de tevredenheid van de eindgebruiker.
Het portaal van de TPM/CMMS-oplossing biedt een breed scala aan tools en indicatoren, evenals dashboards voor feitelijke controle van onderhoudswerkzaamheden en onderaannemingscontracten. Met de CMMS-oplossing hebben gekozen vertegenwoordigers de middelen om de contractuele relatie te beheren en opnieuw te onderhandelen wanneer deze afloopt.
Onderhoud wordt een belangrijke speler in het waarborgen van de levensvatbaarheid van investeringen op de lange termijn en het operationeel houden ervan ten behoeve van de lokale overheid.
Tot slot integreert het CMMS de specifieke vereisten van veiligheidscommissies. Het voorziet het betrokken personeel van alles wat het nodig heeft om te voldoen aan verzoeken voor conformiteitscertificaten en houdt een register bij van alle inspecties.
Les points clés de la Gestion Technique du Patrimoine pour les collectivités :
- De integratie van de GIS-tool, een echte managementmatrix voor de lokale overheid.
- Eén CMMS voor alle technische diensten en bedrijfsmiddelen van de lokale overheid.
- Ervoor zorgen dat de apparatuur, gebouwen, infrastructuur enz. van een lokale overheid in operationele staat worden gehouden.
- Optimaliseren van relaties met gekozen vertegenwoordigers en gebruikerstevredenheid.
Onze CMMS-oplossing voor lokale overheden: CARL Source City
